Guia completo para realizar o planejamento contábil

Essencial para organizar as finanças da empresa (independentemente do porte dela), o planejamento contábil proporciona pleno controle do gestor sobre seu próprio negócio.

Para se manter competitiva em seu nicho de atuação, a organização precisa estar a par das condições que permitem a prática das atividades que geram receita. Ao mesmo tempo, é necessário que a gestão dela permaneça devidamente aliada à legislação contábil.

Desse modo, ela não só garante a continuidade de suas operações, como se mantém em dia com todas as informações exigidas pelo Fisco. Porém, o sucesso na busca de tais objetivos depende da implantação de determinado conjunto de etapas, as quais demandam uma conduta estratégica.

Se você deseja ter um planejamento contábil perfeitamente alinhado à estruturação do negócio, continue a leitura deste post!

Como fazer um planejamento contábil efetivo?

A eficácia do planejamento está intimamente atrelada às medidas que comentaremos a partir de agora. Acompanhe!

Defina metas

Metas são imprescindíveis para que todos os colaboradores saibam exatamente em qual ponto a empresa deseja estar após certo período. Para facilitar o gerenciamento e o cumprimento das metas, é aconselhável dividi-las em grupos de curto, médio e longo prazo.

No mais, tenha em mente que boas metas apresentam características específicas. Com esse propósito, vale a pena adotar o método SMART, acrônimo inglês para as palavras specific, mensurable, attainable, relevant, time based. Isso significa que os alvos a serem buscados exibem, respectivamente, estas características:

• Específicas — metas precisam ser inequívocas, com o intuito de ampliar a concentração dos funcionários para atingi-las.
• Mensuráveis — elas também precisam ser de fácil mensuração, ou seja, traduzidas em números que possam exibir o quanto falta para se chegar ao topo. De acordo com os resultados parciais, é possível projetar se a meta inicial ainda é viável.
• Alcançáveis — por falar em viabilidade, ela está totalmente vinculada às possibilidades das equipes e da própria empresa. De nada adianta ter metas agressivas, se o total de colaboradores disponíveis para almejá-las for insuficiente, por exemplo. Metas distantes da realidade apenas contribuem para aumento da insatisfação e desmotivação dos funcionários. Em um médio e longo prazo, isso traz consequências graves para o faturamento do negócio.
• Relevantes — outro ponto fundamental se refere ao impacto positivo que cada número proporciona à organização. Em outras palavras, é preciso avaliar se aquela meta é realmente importante para o futuro do negócio. Relatórios recheados de números inócuos para o desenvolvimento da empresa culminam em perda de tempo e frustração.
• Temporais — por fim, também é necessário estabelecer um tempo limite para a conquista de cada meta. Esse aspecto interfere diretamente na preparação das pessoas envolvidas naquele objetivo. Cientes do tempo que lhes resta, elas podem administrar o ritmo conforme o próprio desempenho.

Mantenha os documentos organizados

Nesse aspecto, organização é tudo. Saber exatamente a localização de cada documento é essencial para detectar o fluxo de entradas e saídas rapidamente. Pelo mesmo motivo, o gerenciamento do fluxo de caixa se torna mais dinâmico e intuitivo.

Por falar em dinamismo, já faz algum tempo que a digitalização de documentos passou a ser realidade em diversas empresas. Além de propiciar economia de recursos, geralmente voltados a impressoras, papéis de impressão etc., essa transformação conecta seu negócio a uma gestão empresarial mais moderna.

Ao digitalizar os arquivos e enviá-los a servidores alocados na nuvem, você também tem a vantagem de economizar espaço físico no escritório. Soma-se a isso o fato de passar a contar com uma rede de proteção contra invasões e interceptações de dados de alta tecnologia.

Outro fator relevante consiste na possibilidade de programar rotinas de backup. Dessa maneira, as versões dos documentos serão as mais recentes, ou seja, aquelas que receberam as últimas atualizações.

Mediante a adoção da política de backup ideal, define-se quais cópias de segurança serão feitas e com qual frequência. Assim, mesmo as perdas acidentais de documentos, normalmente derivadas de falha humana, são facilmente solucionadas. Para isso, basta acionar o mecanismo de restauração.

Com as autorizações hierárquicas necessárias, colaboradores podem igualmente acessar os arquivos via smartphone, o que deixa a rotina operacional mais fluida.

Inspecione as contas a pagar e a receber

Como se sabe, a contabilidade é repleta de procedimentos complexos, que exigem elevado grau de perícia dos agentes incumbidos de praticá-la diariamente. Qualquer equívoco ou desatenção tende a repercutir negativamente na gestão financeira da empresa.

A fim de evitar quaisquer problemas que possam comprometer a saúde das finanças, convém controlar detalhadamente cada item correspondente às contas a pagar ou a receber. A partir do momento em que você exerce controle acurado sobre todas elas, diminui ou elimina o risco de vir a ter dificuldades para honrar o compromisso com fornecedores.

Como você sabe, a preservação de um bom relacionamento com esses parceiros maximiza a credibilidade da marca, tornando-a mais competitiva no mercado. Quando houver a oportunidade de expandir os negócios, por exemplo, o bom histórico tende a favorecer o fechamento de acordos com ótimos fornecedores.

Outras obrigações financeiras, como o pagamento regular das parcelas de um empréstimo bancário, também justificam um monitoramento contínuo das contas a pagar. Qualquer deslize ou simples esquecimento pode acarretar prejuízos consideráveis nos meses seguintes.

Do lado a receber, a atenção não deve ser menor. Basta ressaltar que, no fundo, o sucesso de um empreendimento depende do equilíbrio das contas. Para pagar os fornecedores em dia, por exemplo, basta que a organização verifique se sua política de recebimento a prazo tem sido satisfatória.

Com a longa demora para receber certos valores, acompanhada de uma alta taxa de inadimplência, provavelmente o saldo destinado à quitação das contas será insuficiente. Portanto, é preciso analisar e conciliar a extensão de prazos de recebimento à realidade financeira do negócio. Não adianta agradar aos consumidores e clientes, se para atingir esse objetivo o caixa exibe um déficit.

Cada um dos elementos tratados aqui merecem ser observados, identificados e prontamente comunicados pela equipe da área contábil da empresa. Naturalmente, a qualidade dos procedimentos está inteiramente ligada à experiência dos contadores.

Crie um cronograma de tributos

Não é novidade que o Brasil pratica um sistema de gestão tributária significativamente complexo. Isso resulta na necessidade de se gerenciar a extensa lista de tributos existentes no país. Por mais que alguns deles sejam extintos de tempos em tempos, a realidade é que o volume ainda é considerável.

Em virtude disso, as empresas que não planejam o pagamento de suas pendências tributárias ficam propensas a se tornarem devedoras perante os órgãos fiscalizadores. Independentemente das esferas municipal, estadual ou federal, o fato é que tais entidades imputam multas às organizações que estiverem irregulares sob o viés tributário.

Repare que referida avaliação pública não se limita às datas de vencimentos originais dos tributos. Na verdade, ela se estende e se debruça principalmente sobre os valores praticados. Isso porque, devido ao desconhecimento técnico, na maioria das vezes, aparecem divergências que precisam ser corrigidas.

Basta um cálculo errado para que a empresa fique em maus lençóis. Para piorar o quadro, há a probabilidade de o problema pode ser identificado muito tempo depois do fato. No caso, a solução reside na implantação de um cronograma que contenha todas as obrigações tributárias imputadas à sua empresa.

Note que, antes de qualquer coisa, é preciso certificar que todos os tributos inseridos no calendário realmente incidem nas atividades realizadas pelo seu negócio. Embora pareça absurdo, o desconhecimento de determinadas especificidades das legislações tributárias faz com que a empresa pague a mais do que deveria.

Mais uma vez, dispor do suporte de uma equipe contábil acostumada a lidar com diferentes segmentos do mercado é indispensável. Somente profissionais gabaritados e habituados a se atualizar constantemente podem assegurar que sua organização permaneça regular quanto às suas obrigações tributárias, como certos impostos. Isso vale tanto para os prazos quanto para a especificidade de tributos e, é claro, aos valores aplicáveis.

Registre todas as ações realizadas

Tudo o que foi mencionado até aqui corre o risco de ser em vão, caso não seja registrado em seus mínimos detalhes. O registro é muito importante para que os gestores tenham uma visão ampla da soma das atividades cotidianas desempenhadas por diferentes departamentos.

Com esses dados em mãos, você fica mais apto a ponderar a respeito dos aspectos que realmente importam na hora de colocar em prática o processo de tomada de decisão. A depender do contexto e das circunstâncias do negócio, essas deliberações se refletem na eliminação de gargalos de produção ou administrativos (ou ambos).

Se os números relativos às vendas e aos estoques, por exemplo, apresentarem desalinhamento entre si, é sinal de que a gestão do fluxo de materiais exige uma revisão. Sempre é válido salientar que mercadoria em falta ou muito tempo parada em estoque se reflete em perda financeira. No primeiro caso, deixa-se de vender pela ausência do produto. No segundo, existe uma nítida dificuldade em converter a mercadoria em dinheiro.

Outra consequência que merece destaque se refere à descoberta do valor atrelado a cada hora trabalhada. Tal informação possibilita a busca de saídas que diminuam o tempo ocioso. Essas soluções, entretanto, não podem ser seguidas de prejuízo da qualidade dos resultados e, tampouco, de sobrecarga na jornada de trabalho dos funcionários.

Supervisione a execução dos procedimentos

Essa supervisão está ancorada na criação de normas e de padronização das tarefas a serem executadas. A intenção consiste em confirmar se os colaboradores estão seguindo o plano traçado ao longo de todo o planejamento levantado.

Em certos casos, péssimos hábitos podem comprometer a efetividade do novo protocolo de procedimentos. Desse modo, os líderes da empresa devem explicar as razões pelas quais todas as ações foram introduzidas na organização. Afinal, a avaliação dos efeitos só fará sentido se os funcionários se adequarem às mudanças e às diretrizes.

Monitore os resultados

As KPIs (Keys Performance Indicator) também cumprem um papel decisivo para a elevada qualidade do planejamento contábil. Isso porque esses indicadores facilitam a avaliação das medidas tomadas pela empresa. Às vezes, algumas nuances de determinados processos precisam ser revistas e ajustadas para que os índices que de fato interessam sejam conquistados.

Existem diversos KPIs, que variam conforme as características e os objetivos da empresa. Confira, aqui, alguns exemplos de indicadores

• índice de liquidez — mostra o potencial de conversão dos ativos da empresa em dinheiro;
• índice de endividamento — revela a parcela de recursos comprometida com o pagamento de dívidas;
• EBITDA — indicador associado à soma do lucro operacional com depreciações e amortizações;
• ROI — o Retorno Sobre o Investimento;
• Margem de contribuição — saldo após o total da venda descontado dos gastos variáveis;

Quais são as vantagens do planejamento contábil para sua empresa?

Desde que todas as etapas indicadas anteriormente sejam cumpridas à risca, você terá muito a comemorar, pois a contabilidade será uma verdadeira parceira na gestão do negócio. Prova disso é a série de benefícios proporcionada pela criação e aplicação de um planejamento contábil minucioso, como:

• redução dos erros;
• otimização do tempo;
• economia de gastos;
• maior segurança dos dados;
• aumento da segurança jurídica;
• aperfeiçoamento da supervisão dos resultados;
• melhora da organização dos documentos;
• aprimoramento da gestão do negócio.

Como realizar o processo de maneira simplificada?

A essa altura, talvez você tenha chegado à conclusão de que a elaboração e aplicação do planejamento contábil exigem uma boa dose de expertise. De fato, ter à disposição o plano de contas desejável, que contemple desde as fontes de receita às obrigações fiscais, está longe de ser simples.

Contudo, você não precisa cometer o mesmo equívoco de parte dos empresários brasileiros: o de tentar cuidar da contabilidade sozinho. Abrir um negócio já é, por si só, algo extremamente estressante. Mas existe um meio de você se dedicar exclusivamente ao core business, distanciando-se totalmente das dores de cabeça vinculadas ao Fisco.

Ao firmar parceria com um escritório completo, seu negócio passa a usufruir dos serviços de gestão fiscal, tributária e contábil. Para evitar problemas, seja de ordem organizacional, seja de ordem financeira, as empresas necessitam de orientação especializada. Somente os melhores profissionais da contabilidade estão aptos a acompanhar as frequentes alterações legislativas e a praticar a elisão fiscal.

Por meio dela, é possível diminuir, legalmente, a carga de tributos. O próprio processo de reanálise do regime de tributação tende a gerar economia, caso o atual seja inapropriado para o modelo de negócio em questão.

Nesse sentido, será que o seu sistema tributário é mesmo a melhor o mais adequado para a sua empresa? Essa é uma pergunta que só uma consultoria tributária com muitos anos de mercado pode responder com propriedade.

Por meio deste guia, nós demonstramos que o planejamento contábil é uma base sólida indispensável para o crescimento satisfatório e equilibrado da sua empresa. Como é possível perceber, a contabilidade está aí para ser uma aliada do seu negócio — você só precisa da  melhor contabilidade, o que equivale a estar amparado por pessoas experientes e munidas de alta credibilidade no mercado.