Guia completo sobre serviços de contabilidade
Cada vez mais empreendedores buscam serviços de contabilidade para reduzir custos, manter seus negócios na legalidade e alcançar os resultados que esperam para se destacar no segmento em que atuam. É uma área estratégica para as empresas, que merece atenção porque lida com burocracias sujeitas interpretações equivocadas e erros graves.
A legislação fiscal e tributária brasileira é bastante complexa e passa por frequentes atualizações. Infelizmente, muitos empreendedores não conseguem acompanhar as mudanças e manter seus negócios de acordo com as normas vigentes. Isso resulta em falhas que deixam empreendimentos na ilegalidade ou até o fechamento.
Para evitar situações dessa natureza, os serviços de contabilidade contribuem para a gestão financeira, fiscal, tributária e do departamento pessoal de empresas. Neste guia completo, você saberá mais detalhes sobre o que é contabilidade, quais são os principais serviços contábeis, as vantagens de uma assessoria especializada e muito mais.
Entenda o que é contabilidade
Por mais que os serviços de contabilidade sejam essenciais para o funcionamento das empresas, é comum que muitas pessoas ainda não reconheçam exatamente a importância deles. O grande problema é que a contabilidade só é lembrada, em alguns casos, quando “surgem” os problemas tributários e fiscais.
Isso acontece porque a atuação da contabilidade é silenciosa, ocorre nos bastidores da empresa, ao organizar suas finanças e responsabilidades fiscais. Esse é o setor responsável por estudar os métodos, as formas de registrar, calcular e analisar toda a situação financeira de uma empresa.
Os relatórios elaborados pelos contadores criam condições para que os gestores tomem decisões importantes, que não coloquem em risco a saúde financeira da empresa. A contabilidade é uma área estratégica, a qual determina quanto é possível investir e como a empresa executa as suas metas econômicas a curto, médio e longo prazo.
Saiba a importância dentro das empresas
Sem o conhecimento em questões contábeis, não é possível sequer realizar a contratação de um funcionário. Para mostrar para você em mais detalhes a importância dos serviços de contabilidade, dentro das empresas, apresentamos a seguir dois principais fatores. Veja!
Controle financeiro
Problemas de controle financeiro estão entre as principais razões que levam as organizações ao fechamento. Quando a empresa é de pequeno e médio porte, é preciso ter ainda mais cuidado em relação a esse aspecto, uma vez que, nesses casos, é bem provável que haja uma equipe reduzida para tomar decisões estratégicas.
O controle financeiro envolve, por exemplo, a separação entre despesas da empresa e pessoais, o gerenciamento de inadimplentes e o controle de prazos para o pagamento de fornecedores.
Profissionais da contabilidade lidam com questões como essas. Eles podem ajudar a empresa a reduzir custos, evitar desperdícios nas operações e maximizar os seus ganhos. Tudo isso se reflete na qualidade do serviço ou produto oferecido ao público, transformando o bom controle financeiro em uma vantagem competitiva para a empresa.
Planejamento tributário
O planejamento tributário é um processo que, prioritariamente, é feito na abertura da empresa e passa por revisões anuais. Seu objetivo é fazer com que a empresa consiga reduzir a carga de impostos de forma lícita e criar condições para que a área tributária contribua para o alcance das metas esperadas no futuro.
Para ajudar o empreendimento no planejamento tributário, um escritório de contabilidade precisa avaliar uma série de exigências, como fazer uma análise do mapa fiscal, verificar o enquadramento tributário da empresa, realizar uma revisão de tributos federais etc. Com o planejamento, as empresas conseguem maximizar seus ganhos e agregar valor às suas atividades contábeis.
Confira os principais serviços de contabilidade
Os serviços de contabilidade estão presentes em diversos momentos das empresas, desde a fase de abertura até as questões que envolvem o fechamento das empresas. A seguir, vamos explicar, um por um, como funcionam os principais serviços oferecidos por um escritório de contabilidade. Confira!
Abertura da empresa
Legalizar uma empresa envolve inúmeras etapas e questões burocráticas que exigem não apenas muita paciência, mas também o mínimo de conhecimento sobre a legislação tributária do país. Diante do desafio, quem não conta com ajuda profissional corre o risco de desistir no meio do caminho e acabar deixando o empreendimento na ilegalidade.
É um processo que pode ser mais fácil e prático com a ajuda de um escritório de contabilidade. Os profissionais da área ajudam a analisar a legislação municipal, estadual e federal que se aplicam ao empreendimento. Além disso, um contador pode orientar o empreendedor nas diversas decisões que precisam ser tomadas inicialmente.
Estamos falando, por exemplo, da escolha da natureza jurídica, definição do porte da empresa e escolha do regime tributário.
Escrituração Contábil
A escrituração contábil é uma das exigências impostas pelo Fisco para as pessoas jurídicas brasileiras. Contudo, o que nem todos sabem é que esse processo pode gerar vários benefícios. Por ser uma obrigação, há quem veja apenas o lado negativo dessa rotina, quando, na verdade, ela já ajudou a controlar o patrimônio de muitas empresas.
A escrituração é uma técnica de controle patrimonial baseada no registro cronológico de todas as atividades contábeis que acontecem dentro de uma empresa. A técnica parte da premissa simples de que cada atividade contábil tem um impacto no patrimônio que deve ser registrado (compra, venda, transação etc.). É com base nesse registro que deve acontecer toda a gestão empresarial, o fluxo de caixa, balanço patrimonial e demonstração de resultados. Além disso, empresas que fazem a escrituração de forma correta têm um panorama fiel da sua real situação financeira, o que se torna uma ótima fonte para tomar decisões e alcançar objetivos a longo prazo.
Assessoria financeira
Outro serviço de contabilidade estratégico é a assessoria financeira. De modo geral, a gestão financeira das empresas envolve a gestão do fluxo de caixa e, a partir disso, a organização de estratégias para manter a saúde de maneira geral. Dentro desse campo, estão as atividades contábeis, que formam a base para a visão financeira das empresas.
Por isso, contadores que apenas lidam com as atividades contábeis de seus clientes, como pagamento de obrigações tributárias e enquadramento, dificilmente contribuem para um olhar estratégico sobre a gestão financeira das empresas. Os profissionais da área podem agregar informações relevantes que passariam despercebidas sem a sua participação.
Assessoria trabalhista
Os serviços de contabilidade também envolvem o suporte para as obrigações trabalhistas que precisam ser realizadas com certa regularidade. Com a ajuda de profissionais que lidam com essas questões, todos os pagamentos podem ser calculados com rigor e as obrigações cumpridas nos prazos estipulados.
As obrigações trabalhistas são, por exemplo, emissão de contracheques de funcionários da empresa, cálculo do pró-labore dos sócios, emissão das guias do INSS, FGTS e Imposto de Renda Retido na Fonte (IRRF), envio de informações ao e-social e DCTF WEB, e a realização de relatórios das informações da folha de pagamento para o fisco trabalhista.
Encerramento da empresa
Quando se decide fechar uma empresa, uma série de etapas precisam ser cumpridas antes da oficialização de encerramento. Os serviços de um escritório contábil são fundamentais para tornar todo o processo menos longo e complexo.
Na maioria das vezes, o que torna todas as etapas de encerramento mais burocráticas são as dívidas fiscais das empresas e a falta de cumprimento das obrigações acessórias que se acumularam ao longo do tempo, como entrega da DCTF, Sped ECD, Sped ECF, EFD etc. Nesse momento, o contador ajuda a cumprir todas as etapas sem deixar nenhuma pendência para trás.
Fluxo de caixa
Um dos relatórios mais úteis para a gestão financeira de uma empresa é o fluxo de caixa. É nele que são registrados todas as entradas e saídas de recursos. Seu objetivo é controlar o patrimônio da empresa e oferecer condições para que os gestores entendam melhor o posicionamento dela no mercado.
O fluxo de caixa é emitido pela contabilidade antes de chegar às mãos dos gestores. Por isso, um contador é capaz de interpretar as informações do relatório de acordo com os desafios da empresa e oferecer dicas simples para que demais setores tenham insights importantes.
Veja quais são os demonstrativos financeiros
Os demonstrativos financeiros, ou demonstrações financeiras, são relatórios contábeis usados no processo de tomada de decisões estratégicas dentro das empresas. Por meio da análise desses relatórios, o sócio ou investidor consegue tomar uma decisão de forma mais previsível, o que evita o risco de realizar ações sem fundamentos.
Os gestores só conseguem tomar decisões embasadas quando contam com demonstrativos financeiros detalhados. A saúde financeira, suas margens e perspectivas podem ser acessadas com total clareza por meio desses relatórios. Uma assessoria contábil pode ajudar na definição dessas informações, contribuindo para a gestão empresarial.
A seguir, veja quais sãos os principais demonstrativos financeiros e como eles funcionam.
Balanço Patrimonial
O Balanço Patrimonial (BP) de uma empresa fornece dados sobre a condição do patrimônio e das finanças da empresa ao final de determinado período. Esse relatório demonstra, de modo geral, a situação financeira e contábil da empresa. Para isso, são levantados dados como bens, direitos e valores que ela possui em determinado momento.
Com base no BP, fica mais fácil construir o planejamento tributário, ao identificar os tributos e as maneiras de reduzi-los, compreender o trajeto dos recursos financeiros da empresa, apresentar dados financeiros e contábeis para futuros investidores e tomar decisões financeiras com mais confiança.
Demonstrativo dos Resultados do Exercício
Outro relatório contábil de grande utilidade é a Demonstração dos Resultados do Exercício (DRE), o qual indica as operações financeiras realizadas pela empresa em determinado período, geralmente um ano. Todo ano, as empresas são obrigadas a demonstrar esse relatório ao Fisco. Contudo, a DRE não deixa de ter suas vantagens para a gestão empresarial.
O principal objetivo da Demonstração dos Resultados do Exercício é evidenciar os resultados de uma empresa no ano, sem considerar lucros e prejuízos anteriores. A partir disso, fica mais fácil realizar outras operações, como a avaliação do regime tributário.
A DRE apresenta os resultados antes e depois da aplicação de impostos. Assim, é possível verificar se os impostos do regime tributário aplicados sobre a empresa são os menores possíveis. Ao reunir outras informações contábeis, os gestores podem avaliar qual seria o resultado financeiro da empresa se fosse usado outro regime tributário.
Demonstrativo de Fluxo de Caixa
DFC ou Demonstrativo de Fluxo de Caixa é outro relatório contábil muito importante. Seu objetivo é mostrar as entradas e saídas de dinheiro do caixa de uma empresa e os resultados desse fluxo em determinado período. Contudo, o relatório não inclui apenas o fluxo de caixa, pois também são considerados todas as outras contas da empresa, como contas bancárias e aplicações de liquidez imediata.
A elaboração da DFC é obrigatória para diversos tipos de empresa, como para as sociedades de capital aberto e empresas com patrimônio líquido acima de 2 milhões. O demonstrativo deve ser apresentado uma vez por ano, ao lado de outros relatórios contábeis.
Demonstração dos Lucros ou Prejuízos Acumulados
DLPA, sigla para Demonstração dos Lucros ou Prejuízos Acumulados, é o relatório contábil que apresenta as mudanças que ocorreram no Patrimônio Líquido em determinado período. De modo geral, o relatório mostra um comparativo entre o saldo anterior e o final do lucro da empresa.
Ele pode funcionar como um documento que mapeia a origem de cada recurso, assim como a sua aplicação ao longo do exercício. Na prática, os dados apresentados na DLPA vêm de outros dos relatórios, o BP e DRE. Para empresas que são tributadas pelo Lucro Real, esse demonstrativo é obrigatório.
Confira as vantagens de contar com uma assessoria contábil
Uma assessoria competente é capaz de oferecer serviços de contabilidade valiosos para uma empresa e garantir a sua segurança em questões fiscais e trabalhistas, além de criar condições para realizar um maior controle financeiro e se expandir no mercado. Abaixo, vamos abordar em mais detalhes as principais vantagens de uma assessoria contábil.
Correto enquadramento fiscal
Um dos grandes desafios para as empresas é definir o regime de tributação mais adequado de acordo com as suas características financeiras e jurídicas. Com a ajuda de uma assessoria contábil, é possível contar com um planejamento tributário detalhado e escolher entre Lucro Real, Lucro Presumido e Simples Nacional com mais assertividade.
Se a empresa está enquadrada em determinado regime, mas os resultados dos últimos anos demonstram que a carga de tributação do modelo compromete a sua saúde financeira, um profissional especializado em questões tributárias e fiscais pode recomendar a troca de regime. A partir disso, é feito um novo estudo para prever o cenário financeiro da empresa após feita a nova escolha.
Segurança nas relações trabalhistas
Uma assessoria contábil de qualidade também conta com profissionais encarregados da produção da folha de pagamento e demais documentos envolvidos nas relações trabalhistas com os funcionários.
Esses assuntos requerem atenção e conhecimento na área. Na prática, uma assessoria ajuda uma empresa no registro e pagamentos dos funcionários, na avaliação das obrigações previdenciárias (arrecadação de inúmeras contribuições), na realização de declarações prestadas para o Fisco e os órgãos fiscalizadores.
Gestão empresarial eficaz
Não é possível pensar em uma gestão empresarial eficaz sem considerar os serviços de contabilidade. Com o apoio de uma assessoria contábil, os gestores conseguem perceber como o pagamento de impostos está diretamente relacionado a todas as movimentações financeiras da empresa e obter relatórios detalhados sobre o desempenho dela.
Perfeita situação cadastral
Zelar pela segurança das inscrições em órgãos públicos é um desafio que os empreendedores devem ter como prioridade. Assim como garantir que os registro e atos constitutivos esteja alinhado à melhor forma jurídica da empresa. Com a ajuda de uma assessoria contábil, fica mais fácil manter a validação do CNPJ e a inscrição estadual ativa, por exemplo.
Atualização frequente
A legislação tributária brasileira é bastante complexa e passa por atualizações que podem trazer novas ações obrigatórias para as empresas. Portanto, se não há a preocupação de se manter atualizado em relação às novidades, corre-se o risco de cometer falhas graves e deixar a empresa na ilegalidade.
Total disponibilidade para consultorias
Uma empresa normalmente realiza inúmeras movimentações financeiras em um mês ou um ano. São contratos de diversos formatos e compromissos distintos, o que pode dificultar revisões e análises futuras se os gestores não contam com serviços de contabilidade de uma assessoria especializada na área. Além de ajudar em questões mais amplas, esse suporte pode mitigar dúvidas e contribuir para insights importantes para as empresas.
Como escolher uma assessoria contábil
A contratação de uma assessoria contábil de qualidade exige uma pesquisa aprofundada dos serviços disponibilizados no mercado. Essa será uma aliada inseparável da gestão da empresa. Por isso, é importante conhecer com antecedência os serviços prestados antes de assinar qualquer contrato.
Nesse momento, lembre-se que o menor preço nem sempre é a melhor escolha. Você deve, é claro, pesar os preços oferecidos para tomar a melhor decisão, mas esse não pode ser o principal fator na hora de escolher os serviços de contabilidade para sua empresa.
Quando o preço é o principal critério na hora de escolher uma assessoria contábil, o valor economizado pode ser totalmente perdido com o pagamento de multas decorrentes de um serviço de baixa qualidade. Portanto, leve em consideração critérios que, de fato, relevam a qualidade do trabalho de uma assessoria. Veja quais são logo abaixo.
Avalie a competência técnica
Este é um dos critérios mais importantes, pois uma assessoria com capacidade técnica em questões tributárias e fiscais é o mínimo que você deve esperar. A assessoria deve contar com profissionais experientes e preocupados com suas atualizações, tendo em vista a complexidade da legislação tributária brasileira.
Para se certificar da competência técnica de uma assessoria contábil, é importante que você entre em contato com ela e tenha uma conversa sobre questões que mais preocupam a sua empresa. Durante a conversa, você pode avaliar a profundidade técnica dos operadores e se eles oferecem serviços de contabilidade que realmente supram as suas necessidades.
Priorize o bom atendimento
O suporte de uma assessoria contábil é um elo de confiança que sua empresa cria a longo prazo. Por isso, é indispensável que a assessoria ofereça um atendimento de excelência, realmente interessado em entender os desafios da sua empresa e encontrar soluções viáveis para os problemas atuais que ela passa.
Existem alguns detalhes que você pode considerar para avaliar o atendimento da assessoria, como o tempo de resposta de e-mails, a cordialidade nos atendimentos telefônicos, a satisfação de oferecer orientações e a disponibilidade dos atendentes. Se a assessoria for bem avaliada nesses detalhes, significa que sua empresa contará com um suporte de qualidade sempre que precisar.
Verifique a relação custo-benefício
Para escolher uma boa assessoria contábil, é importante que você saiba exatamente os serviços de contabilidade que está procurando. Se a procura envolve um escritório com velocidade em todas as questões trabalhistas, análises periódicas dos melhores regimes tributários e orientações em relação a questões fiscais, talvez você não encontre tudo isso em escritórios com honorários contábeis mais baixos.
Contudo, se a sua procura envolve apenas o pagamento de tributos dentro dos prazos, o mercado de contabilidade também oferece serviços com honorários mais em conta. No final, o mais importante é você saber exatamente o que está procurando para se beneficiar de uma boa relação custo-benefício.
Analise o fornecimento de relatórios
Como vimos anteriormente, relatórios detalhados acerca das questões tributárias e fiscais da empresa contribuem bastante para tomadas de decisão. Por isso, se você procura uma assessoria que contribua efetivamente para a gestão empresarial, é importante que você considere esse critério.
Analise o fornecimento de relatórios que devem ser obrigatoriamente apresentados aos órgãos fiscalizadores, como folhas de pagamento e demonstrativos. Isso é o básico, mas ajuda muito. Veja também se os relatórios podem ser personalizados para que você consiga adicionar informações relevantes para sua empresa.
Os serviços de contabilidade são essenciais para que as empresas permaneçam na legalidade, não caiam em armadilhas da legislação tributária brasileira e alcancem as metas que precisam para se destacar frente à concorrência. A partir das nossas dicas, conte com parceiros especializados, com experiência na área e de olhos nas constantes mudanças da legislação tributária brasileira.
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